Privacybeleid

Het verheugt ons dat u belangstelling hebt voor onze onderneming. De bescherming van uw persoonsgegevens is voor onze directie van bijzonder belang. In de regel kunt u onze websites gebruiken zonder ons persoonsgegevens te verstrekken. Wilt u echter via onze websites gebruikmaken van specifiekere diensten, met inbegrip van onze overige websites, applicaties en socialemediapagina's, dan kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken. Willen wij gegevens over u verwerken en kunnen wij ons niet op een andere rechtsgrond beroepen, dan vragen wij u altijd eerst om uw toestemming (bijvoorbeeld via een cookiebanner).

Bij de omgang met uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer) houden wij ons steeds aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Met deze privacyverklaring informeren wij u over de gegevens die wij verwerken. Deze privacyverklaring legt u ook uit welke rechten u als betrokkene hebt.

Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens op onze websites zo goed mogelijk te beschermen. Desondanks bestaan er op internet altijd risico's en is volledige bescherming niet mogelijk. Om die reden kunt u uw persoonsgegevens ook op een andere manier aan ons doorgeven, bijvoorbeeld telefonisch, als u dat liever hebt.

Deze privacyverklaring is niet alleen bedoeld om te voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aan het recht van de lidstaten van de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER). Deze privacyverklaring is ook bedoeld om te voldoen aan wetgeving zoals de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming (UK-GDPR), de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming en de Zwitserse verordening gegevensbescherming (DSG, DSV), de California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA), de Chinese Personal Information Protection Law (PIPL), de Delaware Personal Data Privacy Act (DPDPA), de Tennessee Information Protection Act (TIPA), de Minnesota Consumer Data Privacy Act (MCDPA), de Iowa Act Relating to Consumer Data Protection (ICDPA), de Maryland Online Data Privacy Act (MODPA), de Nebraska Data Privacy Act (NDPA), de New Hampshire Consumer Data Privacy Law (SB255), de New Jersey Data Privacy Law (SB332), de South Carolina Consumer Privacy Bill (House Bill 4696) en andere wereldwijde regelgeving inzake gegevensbescherming, en dient dienovereenkomstig te worden uitgelegd. De navolgende privacyverklaring dient voor elk land, elke staat of elke deelstaat zo te worden uitgelegd dat de gebruikte begrippen en rechtsgronden overeenkomen met de begrippen en rechtsgronden die in de betreffende staat of deelstaat worden gebruikt.

Omwille van de leesbaarheid wordt op onze websites, in publicaties, in de communicatie en in onze privacyverklaring afgezien van het gelijktijdige gebruik van de taalvormen mannelijk, vrouwelijk, divers en andere genderidentiteiten (m/v/d/anders). Alle gebruikte formuleringen gelden in gelijke mate voor alle geslachten.

Hebt u suggesties ter verbetering van de teksten in deze privacyverklaring of wilt u een externe functionaris voor gegevensbescherming inschakelen, neem dan contact op met de auteur van de tekst: Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero, LL.B., LL.M. mult., M.L.E..

1. Definities

In onze privacyverklaring gebruiken wij bijzondere begrippen uit verschillende wetten inzake gegevensbescherming. Wij willen dat onze verklaring goed te begrijpen is en lichten deze begrippen daarom vooraf toe.

De navolgende definities dienen, voor zover passend, te worden uitgelegd of uitgebreid op basis van de rechtspraak van het Gerecht van de Europese Unie (EGC), het Hof van Justitie van de Europese Unie (ECJ), het Zwitserse federale hooggerechtshof (SFSC) en het hooggerechtshof van het Verenigd Koninkrijk (UKSC), dan wel op basis van nationale wetgeving inzake gegevensbescherming of nationale rechtspraak van een staat of deelstaat, met inbegrip van maar niet beperkt tot Californië, met inbegrip van rechtspraak, ook naar common law, voor zover dit voor de toepassing van het recht in afzonderlijke gevallen noodzakelijk is.

Wij gebruiken in deze privacyverklaring onder meer de volgende begrippen:

a) Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon, of die als zodanig moet worden beschouwd op grond van nationale wetgeving inzake gegevensbescherming of nationale rechtspraak van een staat of deelstaat, ook naar common law.

b) Betrokkene

Betrokkene is iedere geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke, een verwerker, een internationale organisatie of een andere ontvanger van gegevens worden verwerkt, alsmede personen die als zodanig moeten worden beschouwd op grond van nationale wetgeving inzake gegevensbescherming of nationale rechtspraak van een staat of deelstaat, met inbegrip van rechtspraak, ook naar common law.

c) Verwerking

Verwerking is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

d) Beperking van de verwerking

Beperking van de verwerking is het markeren van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te beperken.

e) Profilering

Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn of haar beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

f) Pseudonimisering

Pseudonimisering is het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens afzonderlijk worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om te waarborgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld.

g) Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een ander orgaan die of dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

h) Verwerker

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die of dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

i) Ontvanger

Een ontvanger is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie of waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht, gelden echter niet als ontvangers.

j) Derde

Een derde is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

k) Toestemming

Toestemming is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens aanvaardt.

2. Naam en adres van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming, van overige in de lidstaten van de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, van de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming, van de Zwitserse wetgeving inzake gegevensbescherming (DSG, DSV), van het Californische gegevensbeschermingsrecht (CCPA/CPRA), van het Chinese gegevensbeschermingsrecht (PIPL) alsmede van internationale wetten en bepalingen met een gegevensbeschermingsrechtelijk karakter is:

KXS Energy GmbH

Basler Gässle 4

79423 Heitersheim

Telefoon: +49 1567 961 7051

E-mail: solar@kxs-energy.com

Website: https://www.kxs-energy.com

3. Verzameling van algemene gegevens en informatie

Onze websites verzamelen bij elke oproep van de websites door een betrokkene of een geautomatiseerd systeem een reeks algemene gegevens en informatie. Deze algemene gegevens en informatie worden opgeslagen in de logbestanden van de betreffende server. Daarbij kunnen onder meer worden vastgelegd: (1) de gebruikte browsertypen en -versies, (2) het besturingssysteem van het toegang verkrijgende systeem, (3) de website van waaruit een toegang verkrijgend systeem onze websites bereikt (de zogenoemde referrer), (4) de subpagina's die via een toegang verkrijgend systeem op onze websites worden opgeroepen, (5) de datum en het tijdstip van de toegang tot de website, (6) een internetprotocoladres (IP-adres), (7) de internetprovider van het toegang verkrijgende systeem en (8) overige soortgelijke gegevens en informatie die ter beveiliging dienen in geval van aanvallen op onze informatietechnologiesystemen.

Deze gegevens worden gebruikt om (1) de inhoud van onze websites correct af te leveren, (2) de blijvende werking en de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen en (3) opsporingsinstanties in geval van een cyberaanval de voor vervolging noodzakelijke informatie te verstrekken. Wij gebruiken deze gegevens niet om conclusies over u te trekken of om profielen aan te maken, en zij worden niet met andere persoonsgegevens samengevoegd.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG. Ons gerechtvaardigd belang is de veilige en stabiele werking van onze websites. Serverlogbestanden worden na 14 dagen gewist, tenzij een langere opslag nodig is om een concreet beveiligingsincident te onderzoeken (zie hoofdstuk 16).

4. Contact met ons opnemen

Onze website bevat informatie die een snelle elektronische contactopname met ons mogelijk maakt, waaronder ons e-mailadres en telefoonnummer. Neemt u per e-mail, telefonisch, via een formulier of op een andere wijze contact met ons op, dan verwerken wij de door u verstrekte gegevens (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer en uw bericht) om uw vraag en eventuele vervolgvragen te behandelen.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b), AVG indien uw vraag betrekking heeft op een overeenkomst of op precontractuele maatregelen (bijvoorbeeld een offerteaanvraag); anders artikel 6, lid 1, onder f), AVG, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van aan ons gerichte vragen. Het verstrekken van de gegevens is vrijwillig, maar zonder deze gegevens kunnen wij uw vraag niet beantwoorden.

Wij wissen uw gegevens zodra uw vraag volledig is afgehandeld en er geen wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld op grond van het handels- of belastingrecht) gelden. De betrokken dienstverleners worden beschreven in de hoofdstukken 16 en 22 tot en met 26.

5. Routinematige wissing en beperking van persoonsgegevens

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is om het doel van de verwerking te bereiken, dan wel indien dit door de Europese wetgever of een andere wetgever is voorzien in wetten of voorschriften waaraan wij onderworpen zijn, of indien er een rechtsgrond voor de verwerking bestaat.

Vervalt het doel van de verwerking, loopt een door de Europese wetgever of een andere bevoegde wetgever voorgeschreven bewaartermijn af of vervalt de rechtsgrond voor de verwerking, dan worden de persoonsgegevens routinematig en overeenkomstig de wettelijke bepalingen beperkt of gewist.

6. Rechten van de betrokkene op grond van de AVG

a) Recht op bevestiging

Iedere betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem of haar betreffende persoonsgegevens.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

b) Recht op inzage

Iedere betrokkene heeft het recht om te allen tijde van de verwerkingsverantwoordelijke kosteloos informatie te verkrijgen over de over hem of haar opgeslagen persoonsgegevens en een kopie van deze gegevens te ontvangen. Daarnaast heeft de Europese wetgever de betrokkene inzage verleend in de volgende informatie:

• de verwerkingsdoeleinden,

• de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt,

• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties,

• indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen,

• het bestaan van het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking van de betrokkene betreffende persoonsgegevens te verlangen, dan wel tegen die verwerking bezwaar te maken,

• het bestaan van het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit,

• wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld: alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens,

• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, als bedoeld in artikel 22, leden 1 en 4, AVG, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Voorts heeft de betrokkene het recht op informatie over de vraag of persoonsgegevens aan een derde land of aan een internationale organisatie zijn doorgegeven. Is dat het geval, dan heeft de betrokkene bovendien het recht informatie te ontvangen over de passende waarborgen in verband met de doorgifte.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

c) Recht op rectificatie

Iedere betrokkene heeft het recht om onverwijlde rectificatie te verlangen van hem of haar betreffende onjuiste persoonsgegevens. Voorts heeft de betrokkene het recht om, met inachtneming van de doeleinden van de verwerking, vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verlangen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

d) Recht op wissing van gegevens (recht op vergetelheid)

Iedere betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem of haar betreffende persoonsgegevens te verkrijgen, en de verwerkingsverantwoordelijke is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen wanneer een van de volgende gronden van toepassing is, voor zover de verwerking niet noodzakelijk is:

• De persoonsgegevens zijn verzameld of anderszins verwerkt voor doeleinden waarvoor zij niet langer noodzakelijk zijn.

• De betrokkene trekt de toestemming in waarop de verwerking overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), AVG of artikel 9, lid 2, onder a), AVG berust, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking.

• De betrokkene maakt overeenkomstig artikel 21, lid 1, AVG bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, of de betrokkene maakt overeenkomstig artikel 21, lid 2, AVG bezwaar tegen de verwerking.

• De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

• Het wissen van de persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting op grond van het Unierecht of het recht van de lidstaten waaraan de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is.

• De persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij overeenkomstig artikel 8, lid 1, AVG.

Is een van de voornoemde redenen van toepassing en wenst een betrokkene om wissing te verzoeken van bij ons opgeslagen persoonsgegevens, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

Hebben wij de persoonsgegevens openbaar gemaakt en is onze onderneming overeenkomstig artikel 17, lid 1, AVG verplicht de persoonsgegevens te wissen, dan treffen wij, rekening houdend met de beschikbare technologie en de uitvoeringskosten, passende maatregelen, waaronder technische maatregelen, om andere verwerkingsverantwoordelijken die de openbaar gemaakte persoonsgegevens verwerken, ervan op de hoogte te stellen dat de betrokkene deze andere verwerkingsverantwoordelijken heeft verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen, voor zover de verwerking niet noodzakelijk is.

e) Recht op beperking van de verwerking

Iedere betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende situaties van toepassing is:

• De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.

• De verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan.

• De verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• De betrokkene heeft overeenkomstig artikel 21, lid 1, AVG bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van de verwerkingsverantwoordelijke zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

Is aan een van de voornoemde voorwaarden voldaan en wenst een betrokkene om beperking te verzoeken van de verwerking van bij ons opgeslagen persoonsgegevens, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

f) Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Iedere betrokkene heeft het recht om de hem of haar betreffende persoonsgegevens die hij of zij aan een verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Hij of zij heeft tevens het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door de verwerkingsverantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens waren verstrekt, wanneer de verwerking berust op toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), AVG of artikel 9, lid 2, onder a), AVG of op een overeenkomst overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder b), AVG en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.

Voorts heeft de betrokkene bij de uitoefening van zijn of haar recht op gegevensoverdraagbaarheid overeenkomstig artikel 20, lid 1, AVG het recht dat de persoonsgegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de rechten en vrijheden van anderen daardoor niet worden aangetast.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

g) Recht van bezwaar

Iedere betrokkene heeft het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens die berust op artikel 6, lid 1, onder e) of f), AVG. Dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen.

In geval van bezwaar verwerken wij de persoonsgegevens niet langer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan heeft de betrokkene het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens voor dergelijke marketing. Dit geldt ook voor profilering voor zover deze betrekking heeft op dergelijke direct marketing. Maakt de betrokkene bij ons bezwaar tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, dan verwerken wij de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden.

Daarnaast heeft de betrokkene het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens door ons ten behoeve van wetenschappelijk of historisch onderzoek of ten behoeve van statistiek overeenkomstig artikel 89, lid 1, AVG, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen. Het staat de betrokkene bovendien vrij om in het kader van het gebruik van diensten van de informatiemaatschappij, en niettegenstaande Richtlijn 2002/58/EG, zijn of haar recht van bezwaar uit te oefenen via geautomatiseerde procedés waarbij technische specificaties worden gebruikt.

h) Geautomatiseerde besluiten in individuele gevallen, met inbegrip van profilering

Iedere betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem of haar rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft, voor zover het besluit (1) niet noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke, of (2) is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing is en die tevens voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene, of (3) berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Is het besluit (1) noodzakelijk voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en een verwerkingsverantwoordelijke, of (2) berust het op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, dan treffen wij passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene, waartoe ten minste het recht behoort op menselijke tussenkomst van de verwerkingsverantwoordelijke, het recht om zijn of haar standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

i) Recht om de toestemming op grond van het gegevensbeschermingsrecht in te trekken

Iedere betrokkene heeft het recht om de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde in te trekken.

Wenst een betrokkene van dit recht gebruik te maken, dan kan hij of zij te allen tijde contact met ons opnemen.

7. Algemeen doel van de verwerking, categorieën van verwerkte gegevens en categorieën van ontvangers

Het algemene doel van de verwerking van persoonsgegevens is de afhandeling van alle activiteiten die betrekking hebben op de verwerkingsverantwoordelijke, klanten, geïnteresseerden, zakenpartners of andere contractuele of precontractuele betrekkingen tussen de voornoemde groepen (in de ruimste zin), dan wel op wettelijke verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke. Dit algemene doel geldt indien er geen specifiekere doeleinden voor een bepaalde verwerking zijn vermeld.

De categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken, zijn klantgegevens, gegevens van potentiële klanten, gegevens van zakelijke contactpersonen, werknemersgegevens (met inbegrip van sollicitantgegevens) en leveranciersgegevens. De categorieën van ontvangers van persoonsgegevens zijn overheidsinstanties (voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken), verwerkers die in onze opdracht handelen (met name hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners) en andere externe instanties zoals belastingadviseurs.

Onze verwerkers en ontvangers in derde landen zijn vermeld in de hoofdstukken 16 en 19 tot en met 29 van deze privacyverklaring. U kunt deze informatie ook kosteloos bij ons opvragen.

8. Rechtsgrond voor de verwerking

Artikel 6, lid 1, onder a), AVG dient als rechtsgrond voor verwerkingen waarvoor wij toestemming verkrijgen voor een bepaald verwerkingsdoel. Is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, zoals bijvoorbeeld het geval is bij verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de levering van goederen of voor het verrichten van een andere dienst of tegenprestatie, dan berust de verwerking op artikel 6, lid 1, onder b), AVG. Hetzelfde geldt voor verwerkingen die noodzakelijk zijn om precontractuele maatregelen te treffen, bijvoorbeeld bij vragen over onze producten of diensten. Zijn wij onderworpen aan een wettelijke verplichting die de verwerking van persoonsgegevens vereist, zoals voor het nakomen van fiscale verplichtingen, dan berust de verwerking op artikel 6, lid 1, onder c), AVG.

In zeldzame gevallen kan het nodig zijn persoonsgegevens te verwerken om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen. Dat zou bijvoorbeeld het geval zijn als een bezoeker in onze onderneming gewond zou raken en zijn of haar naam, leeftijd, zorgverzekeringsgegevens of andere vitale informatie aan een arts, een ziekenhuis of een andere derde zou moeten worden doorgegeven. De verwerking zou dan berusten op artikel 6, lid 1, onder d), AVG.

Is de verwerking noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen, dan is de rechtsgrond artikel 6, lid 1, onder e), AVG.

Ten slotte kunnen verwerkingen berusten op artikel 6, lid 1, onder f), AVG. Deze rechtsgrond wordt gebruikt voor verwerkingen die onder geen van de hiervoor genoemde rechtsgronden vallen, indien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van onze onderneming of van een derde, tenzij deze belangen moeten wijken voor de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen. Dergelijke verwerkingen zijn ons met name toegestaan omdat zij uitdrukkelijk door de Europese wetgever zijn genoemd. Deze was in dat verband van mening dat een gerechtvaardigd belang kan worden verondersteld wanneer de betrokkene een klant van de verwerkingsverantwoordelijke is (overweging 47, tweede volzin, AVG).

9. Gerechtvaardigde belangen bij de verwerking die door de verwerkingsverantwoordelijke of door een derde worden behartigd, en direct marketing

Berust de verwerking van persoonsgegevens op artikel 6, lid 1, onder f), AVG en zijn er geen specifiekere gerechtvaardigde belangen vermeld, dan is ons gerechtvaardigd belang de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten ten behoeve van het welzijn van onze medewerkers en onze aandeelhouders.

Wij mogen u directe reclame sturen voor onze eigen goederen of diensten die vergelijkbaar zijn met de goederen of diensten die u hebt aangevraagd, besteld of gekocht. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen directe reclame (bijvoorbeeld per e-mail). Daarbij ontstaan voor u geen andere kosten dan de verzendkosten volgens de basistarieven. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing berust op artikel 6, lid 1, onder f), AVG. Het gerechtvaardigd belang is direct marketing.

Onze berichten kunnen tevens direct-marketingcommunicatie vormen in de zin van artikel 13, lid 2, van EU-Richtlijn 2002/58 (Richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) en van het nationale recht dat uit die richtlijn voortvloeit, voor zover wij uw elektronische en overige contactgegevens hebben verkregen in verband met de verkoop van een dienst of product, waaronder het aanmaken van een gratis gebruikersaccount dat u onder meer toegang geeft tot gratis inhoud op onze websites en in onze publicaties, en voor zover wij via direct marketing reclame maken voor vergelijkbare producten of diensten, zodat direct marketing ook zonder toestemming is toegestaan (zie HvJ EU, arrest van 13 november 2025, zaak C 654/23). In dergelijke gevallen kunt u het gebruik van uw contactgegevens te allen tijde kosteloos weigeren.

10. Duur van de opslag van de persoonsgegevens

Het criterium voor de duur van de opslag van persoonsgegevens is de betreffende wettelijke bewaartermijn. Bestaat er geen wettelijke bewaartermijn, dan geldt als criterium de contractuele of interne bewaartermijn. Na afloop van deze termijn worden de desbetreffende gegevens routinematig gewist indien zij niet langer nodig zijn voor de uitvoering of de voorbereiding van een overeenkomst. Dit geldt met name voor alle verwerkingen waarvoor geen specifiekere criteria zijn vastgelegd.

11. Wettelijke of contractuele bepalingen voor de verstrekking van persoonsgegevens; noodzaak voor het sluiten van de overeenkomst; verplichting van de betrokkene om de persoonsgegevens te verstrekken; mogelijke gevolgen van niet-verstrekking

Wij wijzen u erop dat de verstrekking van persoonsgegevens deels wettelijk is voorgeschreven (bijvoorbeeld door belastingvoorschriften) of ook uit contractuele verplichtingen kan voortvloeien (bijvoorbeeld gegevens over de contractpartner). Soms kan het voor het sluiten van een overeenkomst nodig zijn dat een betrokkene ons persoonsgegevens verstrekt die vervolgens door ons moeten worden verwerkt. Zo zijn betrokkenen verplicht ons persoonsgegevens te verstrekken wanneer onze onderneming met hen een overeenkomst sluit. Worden de persoonsgegevens niet verstrekt, dan zou de overeenkomst met de betrokkene niet kunnen worden gesloten. De betrokkene moet voor de verstrekking van persoonsgegevens contact met ons opnemen. Wij informeren de betrokkene per geval of de verstrekking van de persoonsgegevens wettelijk of contractueel verplicht dan wel noodzakelijk is voor het sluiten van de overeenkomst, of er een verplichting bestaat om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zouden zijn indien de persoonsgegevens niet worden verstrekt.

12. Bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Als verantwoordelijke onderneming maken wij in de regel geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Passen wij in uitzonderingsgevallen geautomatiseerde besluitvorming of profilering toe, dan informeren wij de betrokkene daarover afzonderlijk of via een onderdeel van onze privacyverklaring (hier op onze website). In dat geval geldt het volgende:

Geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, kan plaatsvinden indien (1) dit noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en ons, of (2) dit is toegestaan op grond van Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wetgeving die op ons van toepassing is en deze wetgeving voorziet in passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene, of (3) dit plaatsvindt met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

In de gevallen bedoeld in artikel 22, lid 2, onder a) en c), AVG treffen wij passende maatregelen ter bescherming van de rechten en vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de betrokkene. In deze gevallen hebt u het recht op menselijke tussenkomst van de verwerkingsverantwoordelijke, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

Nuttige informatie over de onderliggende logica en over de reikwijdte en de beoogde gevolgen van een dergelijke verwerking voor de betrokkene wordt, voor zover van toepassing, in deze privacyverklaring verstrekt.

Automatisch gegenereerde offertes: Wanneer u onze standaardofferte aanvraagt of ons uw projectgegevens toestuurt (per e-mailantwoord of in het klantenportaal), genereren onze systemen automatisch een standaardofferte of een persoonlijke offerte op basis van uw gegevens (bijvoorbeeld vermogen in MW en locatie) en onze gepubliceerde prijs per MW. Binnenkomende antwoorden worden automatisch geanalyseerd om deze informatie eruit te halen (zie hoofdstuk 26). Dit is geen besluit in de zin van artikel 22 AVG: de offerte is een voorstel dat voor u geen rechtsgevolgen heeft en u niet in aanmerkelijke mate treft; een overeenkomst komt pas tot stand door uw uitdrukkelijke aanvaarding. Aanvragen buiten onze standaardparameters, bijzondere wensen, prijsonderhandelingen en klachten worden altijd door een medewerker van ons team behandeld. U kunt te allen tijde verzoeken dat uw aanvraag door een persoon wordt behandeld door te schrijven naar angebot@kxs-energy.com.

13. Ontvangers in een derde land en passende of adequate waarborgen, alsmede de wijze waarop een kopie daarvan kan worden verkregen of waar deze beschikbaar zijn.

Volgens artikel 46, lid 1, AVG mag de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker persoonsgegevens alleen aan een derde land doorgeven indien de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker passende waarborgen heeft geboden en de betrokkenen over afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen beschikken. Passende waarborgen kunnen worden geboden door standaardcontractbepalingen, zonder dat daarvoor een specifieke toestemming van een toezichthoudende autoriteit nodig is, artikel 46, lid 2, onder c), AVG.

Wij geven persoonsgegevens alleen door aan een derde land indien de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen (artikel 45 AVG), indien passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen zijn overeengekomen (artikel 46, lid 2, onder c), AVG) of indien een van de uitzonderingen van artikel 49 AVG van toepassing is. De rechtsgrond voor elke dienst is vermeld in het desbetreffende hoofdstuk van deze privacyverklaring. Iedere betrokkene kan bij ons een kopie van de waarborgen verkrijgen. De standaardcontractbepalingen en adequaatheidsbesluiten worden bovendien gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Artikel 45, lid 3, AVG machtigt de Europese Commissie om bij uitvoeringsbesluit vast te stellen dat een land buiten de EU een passend beschermingsniveau waarborgt. Daarmee wordt een beschermingsniveau voor persoonsgegevens bedoeld dat in wezen overeenkomt met het beschermingsniveau binnen de EU. Adequaatheidsbesluiten houden in dat persoonsgegevens zonder verdere belemmeringen vanuit de EU (alsmede vanuit Noorwegen, Liechtenstein en IJsland) naar een derde land kunnen worden doorgegeven. Vergelijkbare regelingen gelden voor het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en enkele andere landen.

Is een ontvanger gecertificeerd in het kader van een dergelijk framework (bijvoorbeeld het EU-U.S. Data Privacy Framework, het Swiss-U.S. Data Privacy Framework of de UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework), dan berusten doorgiften aan deze ontvanger op het desbetreffende adequaatheidsbesluit.

Iedere betrokkene kan bij ons een kopie van de frameworks verkrijgen. Daarnaast zijn de frameworks ook beschikbaar in het Publicatieblad van de Europese Unie of in de gepubliceerde wetgevingsstukken, dan wel op de websites van toezichthoudende autoriteiten voor gegevensbescherming of van andere autoriteiten of instellingen.

14. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verplicht de betrokkene te wijzen op het bestaan van het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Het klachtrecht is geregeld in artikel 77, lid 1, AVG. Op grond daarvan heeft iedere betrokkene, onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte, het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van zijn of haar gewone verblijfplaats, zijn of haar werkplek of de plaats van de beweerde inbreuk, indien de betrokkene van mening is dat de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de Algemene verordening gegevensbescherming. Het klachtrecht is door de EU-wetgever beperkt in die zin dat het slechts bij een enkele toezichthoudende autoriteit kan worden uitgeoefend (overweging 141, eerste volzin, AVG). Deze bepaling beoogt dubbele klachten in dezelfde zaak door dezelfde betrokkene te voorkomen. Wenst een betrokkene een klacht over ons in te dienen, dan verzoeken wij daarom slechts een toezichthoudende autoriteit te benaderen.

De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is de deelstaatcommissaris voor gegevensbescherming en informatievrijheid van Baden-Württemberg (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg), Stuttgart, Duitsland.

15. Invoerformulieren en registratie op onze website

U kunt persoonsgegevens invoeren in invoerformulieren op onze websites, bijvoorbeeld in het aanvraagformulier op onze trackerpagina's, in de zonne-energiecalculator of bij de registratie voor ons klantenportaal. Welke gegevens worden doorgegeven, blijkt uit het betreffende invoerformulier. Wij gebruiken deze gegevens om de gevraagde dienst te verlenen en uw aanvraag te behandelen; de betrokken diensten worden beschreven in de hoofdstukken 22 tot en met 28.

Wanneer u een formulier verzendt of zich registreert, kunnen wij bovendien de datum en het tijdstip en, bij registraties, het door uw internetprovider toegewezen IP-adres opslaan om misbruik van onze diensten te voorkomen en zo nodig strafbare feiten te kunnen onderzoeken. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG.

Rechtsgrond voor de verwerking van de door u ingevoerde gegevens: artikel 6, lid 1, onder b), AVG (overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek). U kunt de gegevens te allen tijde laten corrigeren of wissen, voor zover wettelijke bewaarplichten zich daartegen niet verzetten.

Op verzoek informeren wij iedere betrokkene te allen tijde over de persoonsgegevens die over hem of haar zijn opgeslagen. Al onze medewerkers staan u in dit verband als contactpersoon ter beschikking.

16. Hosting van deze website

Deze website, ons klantenportaal, onze webstatistieken en de in hoofdstuk 23 beschreven workflowsoftware draaien op een server van Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland. De server staat in een datacenter in Helsinki, Finland (Europese Unie). Hetzner en de technische dienstverlener die de server voor ons beheert, verwerken gegevens in onze opdracht op basis van verwerkersovereenkomsten overeenkomstig artikel 28 AVG.

Wanneer u onze website bezoekt, verwerkt de server automatisch de volgende technische gegevens: IP-adres, datum en tijdstip van de toegang, browsertype en -versie, besturingssysteem, referrer-URL, opgevraagde pagina's en bestanden alsmede loggegevens die nodig zijn voor de veiligheid en de stabiliteit.

Doel van de verwerking: beschikbaarstelling, beveiliging en stabiele technische werking van de website. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige en efficiënte werking van de website).

Serverlogbestanden worden na 14 dagen gewist, tenzij een langere bewaring nodig is om een beveiligingsincident te onderzoeken.

E-mail: Onze mailboxen en de verzending van e-mails (bijvoorbeeld offertes en portaalmeldingen) worden geleverd door easyname GmbH, Oostenrijk (Europese Unie), op basis van een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.

17. Lettertypen

Deze website maakt gebruik van het lettertype Inter Display. De lettertypebestanden worden lokaal op onze server gehost. Bij een bezoek aan onze website wordt geen verbinding gemaakt met servers van Google of van andere externe aanbieders van lettertypen.

18. Nieuwsbrief

Wij bieden momenteel geen nieuwsbrief aan. E-mails die betrekking hebben op uw eigen aanvraag (bijvoorbeeld uw offerte of herinneringen aan een openstaande offerte) worden beschreven in hoofdstuk 23. Voeren wij een nieuwsbrief in, dan passen wij deze privacyverklaring vooraf aan.

19. Onze aanwezigheid op Facebook en Instagram

Wij onderhouden bedrijfspagina's op Facebook en Instagram. Onze website bevat geen plug-ins, pixels of andere componenten van Meta. Links naar onze profielen zijn eenvoudige links; bij een bezoek aan onze website worden geen gegevens aan Meta doorgegeven. Meta verwerkt uw gegevens pas wanneer u op een dergelijke link klikt of onze pagina's rechtstreeks bezoekt, en doet dit onder eigen verantwoordelijkheid.

Wanneer u onze pagina's op Facebook of Instagram bezoekt, verwerkt Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ierland, persoonsgegevens (bijvoorbeeld gebruiksgegevens, IP-adres en, als u ingelogd bent, uw profielgegevens) en kan deze doorgeven aan Meta Platforms, Inc. in de VS. Voor de statistieken van onze pagina's (Page Insights) zijn wij en Meta gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken overeenkomstig artikel 26 AVG; Meta heeft in zijn Page Insights Controller Addendum de primaire verantwoordelijkheid voor deze verwerking en voor de afhandeling van verzoeken van betrokkenen op zich genomen.

Rechtsgrond voor ons aandeel: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij de presentatie van onze onderneming en de communicatie met geïnteresseerden). Meta Platforms, Inc. is gecertificeerd in het kader van het EU-U.S. Data Privacy Framework. Meer informatie: https://www.facebook.com/privacy/policy

20. Onze aanwezigheid op LinkedIn

Wij onderhouden een bedrijfspagina op LinkedIn. Onze website bevat geen LinkedIn-plug-ins; links naar ons profiel zijn eenvoudige links en bij een bezoek aan onze website worden geen gegevens aan LinkedIn doorgegeven.

Wanneer u onze LinkedIn-pagina bezoekt, verwerkt LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ierland, persoonsgegevens (bijvoorbeeld gebruiksgegevens, IP-adres en profielgegevens) onder eigen verantwoordelijkheid en kan deze doorgeven aan LinkedIn Corporation in de VS. Voor de statistieken van onze pagina (Page Analytics) zijn wij en LinkedIn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken overeenkomstig artikel 26 AVG; LinkedIn heeft in zijn Page Insights Joint Controller Addendum de primaire verantwoordelijkheid voor deze verwerking op zich genomen.

Rechtsgrond voor ons aandeel: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij de presentatie van onze onderneming en de communicatie met geïnteresseerden). LinkedIn Corporation is gecertificeerd in het kader van het EU-U.S. Data Privacy Framework. Meer informatie: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

21. Onze aanwezigheid op X, YouTube en TikTok

Wij onderhouden profielen op X, YouTube en TikTok. Onze website bevat geen plug-ins of ingesloten inhoud van deze platforms; links naar onze profielen zijn eenvoudige links en bij een bezoek aan onze website worden geen gegevens aan de platforms doorgegeven.

Wanneer u onze profielen bezoekt, verwerkt de betreffende aanbieder persoonsgegevens (bijvoorbeeld gebruiksgegevens, IP-adres en, als u ingelogd bent, uw profielgegevens) onder eigen verantwoordelijkheid: X Internet Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Ierland; Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland (YouTube); TikTok Technology Limited, Ierland. De aanbieders kunnen gegevens doorgeven aan derde landen, met name de VS, overeenkomstig hun eigen privacyverklaringen.

Rechtsgrond voor ons aandeel: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij de presentatie van onze onderneming). Meer informatie: https://x.com/en/privacy, https://policies.google.com/privacy en https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy-eea

22. Contactformulier (Web3Forms)

Ons algemene contactformulier wordt verwerkt via de dienst Web3Forms. Deze dienst fungeert tevens als uitwijkroute voor het aanvraagformulier op de trackerpagina's indien onze server tijdelijk niet bereikbaar is. Wanneer u een formulier verzendt, worden de door u ingevoerde gegevens (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, bedrijf, bericht) doorgegeven aan Web3Forms en per e-mail aan ons doorgestuurd.

Dienstverlener: Web3Creative (exploitant van Web3Forms), Kerala, India. Volgens de aanbieder staan zijn servers in de Verenigde Staten (AWS, regio US-East); formulierinzendingen worden niet opgeslagen, maar per e-mail aan ons doorgestuurd, en serverlogbestanden worden periodiek gewist. De doorgifte naar de VS en India vindt plaats om de door u via het formulier ingediende aanvraag te behandelen (artikel 49, lid 1, onder b), AVG). Hebt u dat liever, dan kunt u rechtstreeks per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen; in dat geval worden er geen gegevens aan Web3Forms doorgegeven.

Doel: behandeling van uw aanvraag. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b), AVG (precontractuele maatregelen) en artikel 6, lid 1, onder f), AVG (beantwoording van aan ons gerichte vragen). Meer informatie: https://web3forms.com/privacy

23. Verwerking van aanvragen en automatische offertes (n8n op onze server)

Wanneer u het aanvraagformulier op onze trackerpagina's (kxs-energy.com/tracker en de Engelse, Nederlandse en Italiaanse taalversies daarvan) of op de partnerpagina ensool.io/tracker van onze partner ENSOOL verzendt, waarvan het formulier uw invoer rechtstreeks naar ons systeem doorgeeft, of wanneer u op een van onze e-mails antwoordt, worden uw gegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres, land van de locatie en taal, uw projectgegevens zoals vermogen, locatie, gewenste start van de bouw en trackervoorkeur, alsmede de bron van uw bezoek, bijvoorbeeld flyer, advertentie of partnerpagina) verwerkt door de workflowsoftware n8n op de in hoofdstuk 16 beschreven server. De software slaat uw aanvraag op, stuurt u ongeveer 5 minuten na uw aanvraag onze standaardofferte, beoordeelt uw antwoord (zie hoofdstuk 26), genereert uw persoonlijke offerte als pdf en herinnert u aan openstaande offertes.

Doel: beantwoording van uw aanvraag, het opstellen van offertes en precontractuele communicatie. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b), AVG (precontractuele maatregelen op uw verzoek) en, voor herinneringsmails over uw eigen aanvraag, artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van aangevraagde offertes). U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen herinneringen door te antwoorden met "Abmelden".

Bewaartermijn: aanvraaggegevens worden 24 maanden na het laatste contact gewist, tenzij een overeenkomst tot stand komt of wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld handels- en belastingrecht) een langere opslag vereisen.

24. Google Sheets (Google Workspace)

Wij beheren aanvragen en projectgegevens in een spreadsheet in Google Sheets. De in hoofdstuk 23 genoemde gegevens worden daar opgeslagen.

Dienstverlener: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Gegevens kunnen ook worden verwerkt door Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG gesloten. Google LLC is gecertificeerd in het kader van het EU-U.S. Data Privacy Framework; doorgiften naar de VS berusten op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie en daarnaast op standaardcontractbepalingen.

Doel: het ordenen en afhandelen van aanvragen. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b) en f), AVG (efficiënte afhandeling van aanvragen). Meer informatie: https://policies.google.com/privacy

25. Interne meldingen (Telegram)

Ons team wordt via de berichtendienst Telegram op de hoogte gebracht van nieuwe aanvragen en antwoorden. De melding kan uw naam, uw e-mailadres, uw projectgegevens en een korte samenvatting van uw bericht bevatten.

Dienstverlener: Telegram FZ-LLC, Business Central Tower, Dubai Internet City, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. De Verenigde Arabische Emiraten zijn een derde land zonder adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (snelle afhandeling van aanvragen). Meer informatie: https://telegram.org/privacy

26. Evaluatie met AI-ondersteuning (Claude, Anthropic)

Wij gebruiken het AI-model Claude in twee gevallen. (1) Om aanvragen snel te beantwoorden worden binnenkomende e-mails over onze offertes geëvalueerd: de inhoud van uw e-mail (met inbegrip van uw naam, e-mailadres en projectgegevens) wordt doorgegeven aan de aanbieder, die de relevante informatie eruit haalt (bijvoorbeeld vermogen in MW, locatie, gewenste datum), de aanvraag classificeert en een antwoord opstelt dat door ons team wordt gecontroleerd. Persoonlijke offertes worden op basis van deze informatie door ons eigen systeem berekend, niet door de AI. (2) In onze interne verkoopadministratie kunnen documenten met zakelijke contactgegevens (bijvoorbeeld exposanten- of contactlijsten) door Claude worden geëvalueerd om de contactgegevens over te nemen in ons contactbeheer (zie hoofdstuk 29).

Dienstverlener: Anthropic PBC, San Francisco, VS. Wij gebruiken de dienst op grond van de Commercial Terms of Service van Anthropic, waarin het Data Processing Addendum van Anthropic overeenkomstig artikel 28 AVG, met inbegrip van de EU-standaardcontractbepalingen, is opgenomen. Op grond van deze voorwaarden mag Anthropic geen modellen trainen met inhoud die via de dienst wordt doorgegeven. Doorgiften naar de VS berusten op de standaardcontractbepalingen overeenkomstig artikel 46, lid 2, onder c), AVG.

Doel: snelle en correcte afhandeling van aanvragen en efficiënt beheer van onze zakelijke contacten. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b), AVG (precontractuele maatregelen) voor aanvragen en artikel 6, lid 1, onder f), AVG (efficiënte afhandeling). U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de evaluatie met AI-ondersteuning; uw gegevens worden dan uitsluitend handmatig verwerkt.

27. Klantenportaal

In ons klantenportaal (kxs-energy.com/portal) kunt u de status van uw aanvraag, uw offertes en documenten inzien en ons projectgegevens toesturen. Voor de registratie verwerken wij uw naam, e-mailadres en een wachtwoord (dat uitsluitend als cryptografische hash wordt opgeslagen). Uw e-mailadres wordt via een link bevestigd (dubbele opt-in). Het portaal wordt beheerd op onze server in de Europese Unie (zie hoofdstuk 16); om u uw aanvraag te kunnen tonen, wordt het portaal gesynchroniseerd met de in de hoofdstukken 23 en 24 beschreven aanvraaggegevens.

Het portaal gebruikt een technisch noodzakelijke sessiecookie om u ingelogd te houden (rechtsgrond: § 25, lid 2, nr. 2, TDDDG en artikel 6, lid 1, onder b), AVG). Om veiligheidsredenen worden het IP-adres en browserinformatie van aanmeldingen voor de duur van de sessie opgeslagen. U kunt uw portaalaccount te allen tijde verwijderen in de accountinstellingen; de onderliggende aanvraag wordt daarna verwerkt zoals beschreven in hoofdstuk 23.

Doel: het aanbieden van het portaal. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b), AVG. Bewaartermijn: totdat u uw account verwijdert, uiterlijk 24 maanden na uw laatste aanmelding.

Naast de sessiecookie plaatst het portaal twee cookies die geen persoonsgegevens bevatten: kxs_li geeft onze website alleen aan dat u ingelogd bent, zodat de header het portaal in plaats van de login toont (wordt na 24 uur gewist), en kxs_plang slaat de door u gekozen portaaltaal op (een jaar). Slaat u in onze zonne-energiecalculator een berekening op voordat u inlogt, dan wordt deze tijdelijk in de local storage van uw browser bewaard en na het inloggen overgezet naar uw portaalaccount; berekeningen die u opslaat, blijven in uw account bewaard totdat u ze of uw account verwijdert. Rechtsgrond: § 25, lid 2, nr. 2, TDDDG en artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

28. Webanalyse zonder cookies

Om te meten hoeveel mensen onze website en campagnes bezoeken (bijvoorbeeld via een QR-code op onze flyer of via advertenties), gebruiken wij onze eigen statistieken op onze server (zie hoofdstuk 16). Er worden geen cookies geplaatst en er wordt niets op uw apparaat opgeslagen. Wij verwerken de bezochte pagina, de verwijzende website, een campagneparameter in de link (bijvoorbeeld "src=flyer"), het apparaattype (mobiel, tablet, desktop), klikken op knoppen en of de calculator of het aanvraagformulier is gebruikt. Komt u binnen via een link met een dergelijke campagneparameter, dan wordt de parameter toegevoegd aan links binnen onze website, zodat de bron tijdens uw bezoek behouden blijft; hiervoor wordt niets op uw apparaat opgeslagen.

Uw IP-adres wordt niet opgeslagen. Om bezoekers te tellen, wordt uit uw IP-adres en browserinformatie samen met een willekeurige sleutel die dagelijks verandert en alleen in het werkgeheugen wordt bewaard, een korte identificatiecode berekend; het is niet mogelijk u over meerdere dagen heen te herkennen of u te identificeren. Stuurt uw browser een "Do Not Track"- of "Global Privacy Control"-signaal, dan worden er geen statistieken vastgelegd. Statistiekgegevens worden na 13 maanden gewist.

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang bij het meten van het bereik van onze website en campagnes). U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking door in uw browser "Do Not Track" te activeren.

29. Zakelijke contacten uit openbaar toegankelijke bronnen

Voor onze verkoopactiviteiten onderhouden wij in ons klantenportaal een intern contactbeheersysteem waartoe alleen ons team toegang heeft. Daarin slaan wij zakelijke contactgegevens op van bedrijven en hun contactpersonen die wij uit openbaar toegankelijke bronnen hebben verzameld, met name uit exposantenlijsten van vakbeurzen (bijvoorbeeld EuroTier) en uit gepubliceerde lijsten van verenigingen en organisaties, of die aan ons zijn verstrekt, bijvoorbeeld op visitekaartjes.

Categorieën van gegevens: bedrijfsnaam, naam en functie van contactpersonen, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, website, vestigingsplaats en land, productcategorieën, de bron van de gegevens en aantekeningen over onze contacthistorie.

Doel: het leggen van zakelijke contacten op het gebied van de bouw van zonne-installaties en solartrackers (B2B). Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f), AVG; ons gerechtvaardigd belang bestaat uit het aangaan van zakelijke relaties met ondernemingen in de landbouw- en energiesector. Wij sturen deze contacten geen reclamemails zonder hun voorafgaande toestemming.

Ontvangers: de gegevens worden opgeslagen op de in hoofdstuk 16 beschreven server. Worden documenten met AI-ondersteuning geëvalueerd, dan treedt de in hoofdstuk 26 genoemde aanbieder op als onze verwerker.

Bewaartermijn: wij wissen de gegevens indien u bezwaar maakt, indien zij voor dit doel niet langer nodig zijn, en in elk geval uiterlijk 24 maanden na ons laatste contact of, indien er geen contact is geweest, 24 maanden na de verzameling ervan. Maakt u bezwaar, dan bewaren wij alleen een blokkeringsnotitie, zodat u niet opnieuw wordt benaderd.

Recht van bezwaar: u kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking met werking voor de toekomst (artikel 21 AVG), bijvoorbeeld per e-mail aan solar@kxs-energy.com. Dit hoofdstuk bevat de informatie overeenkomstig artikel 14 AVG; nemen wij contact met u op, dan verwijzen wij u naar deze privacyverklaring.